Из какого документа эти положения. Положение об организации: особенности составления, правила оформления

Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации). В данном определении и далее под отделом подразумевается любое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть, лабораторию и др.

Типовые положения об отделе могут влючать следующие разделы:
1. Общие положения , где указываются полное наименование отдела, дата, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует, чем руководствуется в своей деятельности, кому подчинено, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и др.
2. Основные задачи , определяющие цель и направление деятельности подразделения.
3. Функции , т.е. виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач.
4. Права , которыми должно обладать руководство для эффективного функционирования этого структурного подразделения.
5. Ответственность - виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которую несет руководитель при выполнении обязанностей (функций).
6. Связи (взаимоотношения) отдела с другими подразделениями.

Типовые положения о подразделениях (отделах, службах и т.п.)

Ниже приведены примеры и типовые образцы положений о подразделениях (отделах) , разработанные в разных организациях и для различных отраслей и сфер деятельности, включая сельское хозяйство, строительство, образование, производство, торговлю, медицину и др. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет.

Отдел АСУП
Положение об отделе главного конструктора
Положение об отделе главного энергетика
Положение об отделе кадров
Положение об отделе капитального строительства
Положение об отделе контроля качества
Положение об отделе маркетинга
Положение об отделе МТС (материально-технического снабжения)
Положение об отделе ООТиЗ (организации труда и заработной платы)
Положение об отделе защиты информации
Положение о юридическом отделе
Положение о конструкторском отделе (бюро)
Положение об отделе технического контроля

Я; ср.

1. Расположение в пространстве, местонахождение.

2. Постановка тела или его частей; поза.

3. Расположение предметов.

4. Место, роль, состояние кого‑л. в общественной жизни, в коллективе, в семье.

// Важная, значительная роль, значительное место кого‑л. в обществе, определяемые высокой служебной должностью, влиятельными знакомствами, связями.

5. Состояние кого-, чего‑л. в зависимости от обстоятельств.

// Условия, в которые автор ставит героев в целях раскрытия характеров, образов или развития сюжета.

6. Совокупность общественно-политических отношений, обстановка общественной жизни.

7. Режим, распорядок в общественной жизни, устанавливаемый властью.

8. Свод правил, законов по определённому вопросу.

9. Утверждение, мысль, лежащие в основе чего‑л., выдвинутые кем‑л.; тезис.

10. Устар. к Положи́ть (1 зн.).

П. во гроб.

До положе́ния риз (напиться, напоить и т.п.).

Положе́ние хуже губернаторского.

А; ср. Смягчит. (обычно о затруднительном, неприятном положении).

Весьма шаткое п.

Положение подразумевает под собой нормативный акт, который позволяет определить порядок формирования, внутреннюю структуру, права, компетенцию, обязанности, а также основные функции компании, её отдельных служб, комиссий (коллегиальных органов).

Положения бывают:

• типовыми (создаются управляющими органами (отраслевыми/государственными) для компаний, производственных и прочих предприятий, комиссий, которые занимаются однотипной деятельностью (в частности, для хозяйственной службы, бухгалтерского отдела)).
• индивидуальными (создаются для определённой компании с учётом специфики её функционирования).
  Отдельно можно также выделить положения о проведении определённых мероприятий (положение УЗ «МКДЦ» о принятии участия в смотре-конкурсе на звание «Лучшего медработника»).

Положение об организации

На основании представленного документа функционируют все государственные компании бюджетного типа. В частности, в нём устанавливается статус предприятия, порядок его формирования, структура, основная компетенция, обязанности, место, занимаемое в системе управления, схема проведения процедуры реорганизации.

Структура рассматриваемого документа зачастую включает часть, где прописываются вопросы, касающиеся проведения контроля, проверки деятельности, ревизии предприятия.

При оформлении компанией положения в обязательном порядке нужно указывать полное название вышестоящей компании, название самого предприятия, вид документации, № регистрации, дату, гриф утверждения.

Если административная практика предприятия подразумевает наличие разветвлённой структуры, применяется несколько другой тип положения. В подобного рода ситуации основное его назначение – определение/разг раничение компетенции, функций отдельных служб.
Положения о структурных подразделениях (службах)

Представленные документы служат для:

• объяснения сотрудникам предприятия их прав, обязанностей, компетентности;
• оценки работы персонала, принятия в будущем решения о направлении его на обучение, а также о его перемещении, поощрении либо взыскании;
• определения действий, которые должны осуществляться персоналом;
• контроля текущей деятельности предприятия;
• отбора кандидатов на вышестоящую должность;
• защиты сотрудников компании, работодателя, предприятия;
• обеспечения позитивной корпоративной культуры.
  Что касается структуры текста положения, его формуляра, то они являются унифицированными (регламентируютс я УСОРД).

Напомним, что представленный нормативный акт оформляется на фирменном банке компании и содержит такую информацию:

Название подразделения;

Название вида документации;

Дату регистрации;

Гриф утверждения.

Положения о структурных подразделениях подписываются лицом, которое является их разработчиком. Затем бумага визируется юрисконсультом, утверждается руководством компании. Документ приобретает силу с даты, указанной в грифе (заверяется печатью предприятия). Как правило, он содержит ряд разделов, а именно:

«Общие положения»
Здесь прописывается степень подчинённости, уровень самостоятельност и службы, управляющий орган, которому она подчиняется. Здесь же приводятся документы, которыми должно руководствоватьс я подразделение в ходе своей работы.

«Цели и задачи»
В представленном разделе формулируется цель, перечень задач рассматриваемой службы.

«Функции»
Здесь всесторонне характеризуется работа службы, приводится подробный список функций, обеспечивающих урегулирование возникающих вопросов, решение всех поставленных задач.

«Права, обязанности»
Указанный раздела включает перечень прав, которыми наделено подразделение (при этом подчёркивается их соответствие современным законам, нормативной, правовой документации, разработанной правительством, управляющими органами, бумагам, которые регламентируют деятельность предприятия).

«Руководство»
В представленном разделе прописывается название должности руководителя службы, требования, предъявляемые к его уровню образования, стажу непрерывной работы в рассматриваемой области. Вместе с тем здесь же определяются его обязанности, компетенция, права. В частности, руководитель должен координировать работу персонала, заниматься планированием деятельности службы, осуществлять контроль над работой сотрудников, принимать участие в создании методических и прочих материалов. При этом он устанавливает степень ответственности заместителей, утверждает определённые бумаги, издаёт распоряжения по назначению/освоб ождению от должности и пр.

«Взаимоотношения с иными службами»
В представленном разделе прописываются взаимосвязи, возникающие между отдельными подразделениями в ходе управленческой, хозяйственной деятельности, взаимные права, обязанности сторон, периодичность обмена данными.
Общие правила написания положений:

1) Текст положений необходимо писать от третьего лица (в единственном либо множественном числе). При этом он должен включать слова типа «следует», «должен», «требуется», «необходимо», «не допускается», «запрещается».

2) Заголовок положения должен отвечать на вопрос «о чём?».

3) Разделы документа необходимо нумеровать (с помощью римских либо арабских цифр). Пункты могут делиться на подпункты, которые, как правило, имеют буквенную/цифровую нумерацию.

Документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.

Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:

1. Организационная структура подразделения.

2. Права подразделения.

3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.

4. Ответственность подразделения.

Теперь кратко по каждому из разделов.

Раздел 1. «Общие положения»

Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих - «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*.

* М.: Госстандарт СССР, 1981.

Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе:

III. Функции

Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.

Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см. рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 61). Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование.

Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».

Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:

Схема может быть и более сложной - отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения.

В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения.

В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.

В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.

Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров:

1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.

1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач.

1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела.

1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела.

3. Начальник отдела имеет персональное право:

3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.

3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах.

3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала.

3.6. По согласованию с заместителем генерального директора по персоналу привлекать экспертов, специалистов в сфере управления персоналом сторонних организаций для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

5. Работники отдела наделены правом:

5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства, устранения нарушений трудового законодательства.

При разработке данного раздела следует воспользоваться рекомендациями, приведенными в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги, а также проанализировать приводимые далее варианты положений.

Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) - на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).

Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящего справочника.

Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются.

Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).

Если разработчику недостаточно вышеперечисленных разделов, рекомендуем следующие структуры текста положений о подразделениях:

1. Общие положения.

2. Основные цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Взаимодействие.

6. Ответственность.

7. Поощрения.

8. Имущество и средства.

9. Организация деятельности.

10. Трудовые отношения.

11. Структура и штатная численность.

Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений нет - можно закрепить эту функцию за юридическим отделом или отделом кадров. Разработку можно поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством.

Общий контроль и руководство разработкой положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

Положение о структурном подразделении должно содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

2. Наименование документа.

3. Дату и номер.

4. Заголовок к тексту (наименование структурного подразделения).

5. Гриф утверждения.

7. Подпись разработчика.

8. Визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).

Перечень лиц, которые должны поставить свои визы, как правило, определяется руководителем организации согласно приказу о распределении обязанностей, а также исходя из оперограмм. Для того чтобы избежать неточностей и дублирования отдельных функций, служебных связей, а соответственно, и последующих разногласий между руководителями различных подразделений, практикуется визирование положения конкретного подразделения руководителями тех подразделений, с которыми оно взаимодействует. Если количество виз свыше 3, то их оформляют на отдельной странице либо в виде отдельного «Листа согласований».

В ряде организаций предусмотрено визирование положений о подразделениях начальником юридического отдела или юристом организации.

Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель организации. Правом утверждения могут быть наделены и иные руководящие работники (например, заместители руководителя организации, обеспечивающие деятельность групп подразделений).

С положением должны быть ознакомлены работники подразделения. Это может быть графа об ознакомлении или графа о доведении положения до сведения работников. При этом подписи проставляются в порядке старшинства (сначала руководитель подразделения, затем все остальные). Для фиксации ознакомления с положением может использоваться и способ, указанный для должностных инструкций и заключающийся в составлении листа ознакомления.

Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Для того чтобы показать разные модели положений, приводимые ниже образцы разработаны на один отдел - отдел кадров. Образцы положений на иные подразделения (свыше 60) приводятся в практическом пособии «Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах»*.

* Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах: Практическое пособие. 2-е изд. - перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002.

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно ее руководителю.

1.2. Отдел кадров возглавляет начальник.

1.3. Назначение и освобождение начальника отдела кадров производится приказом генерального директора.

2. Основные задачи отдела кадров

2.1. Организация и проведение работы по подбору, расстановке и воспитанию кадров.

2.2. Изучение качеств работников по их практической деятельности.

2.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

2.4. Организация всех видов ведения учета и составление отчетности по кадрам.

3. Функции отдела кадров

Отдел кадров:

3.1. Разрабатывает предложения о номенклатуре должностей работников, назначаемых и освобождаемых генеральным директором.

3.2. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбирает работников и вносит соответствующие предложения по их назначению на указанные должности, оформляет необходимую для этого документацию.

3.3. Совместно с руководителями подразделений изучает деловые и моральные качества работников в процессе их практической деятельности и вносит предложения о перемещении и выдвижении работников.

3.4. Обеспечивает проведение аттестации работников, осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения рекомендаций аттестационной комиссии.

3.5. В соответствии с требованиями трудового законодательства с участием руководителей подразделений вносит предложения об освобождении и перемещении работников и производит необходимое оформление.

3.6. С учетом развития организации определяет потребность в специалистах и работниках массовых профессий, определяет источники пополнения персонала.

3.7. Принимает меры к устройству молодых специалистов и обеспечивает правильное их использование.

3.8. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства, вносит предложения по разрешению этих жалоб.

3.9. Ведет учет работников организации, в установленном порядке оформляет и хранит их личные дела и другие документы по кадрам.

3.10. Производит прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.

3.11. Осуществляет контроль за своевременным предоставлением очередных отпусков работникам.

3.12. Совместно с юридическим отделом контролирует правильность организации и применения материальной ответственности к работникам организации.

3.13. Совместно с другими подразделениями вносит предложения и готовит соответствующую документацию о награждении работников и других поощрениях.

3.14. Составляет отчетность о кадрах по утвержденным формам.

3.15. От имени организации представительствует по вопросам работы с кадрами в государственных и муниципальных органах, организациях, предприятиях и учреждениях.

Отдел кадров в пределах своей компетенции вправе:

4.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

4.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.).

4.3. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, а также порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

4.5. Вносить руководству организации предложения по вопросам работы с кадрами, в том числе и об улучшении труда работников.

5. Руководство

5.1. Руководит работой отдела начальник отдела кадров.

5.2. Начальник отдела кадров:

Организует работу отдела;

Принимает меры для улучшения работы отдела;

Обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями.

5.3. Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.

5.4. Должностные обязанности, права и ответственность работников отдела кадров устанавливаются должностными инструкциями.

I. Общие положения

1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.

3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору*.

* Может также подчиняться заместителю генерального директора по управлению персоналом.

4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом генерального директора.

* Руководителем отдела кадров может быть заместитель директора по кадрам.

5. Начальник отдела должен иметь профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

6. В своей деятельности отдел руководствуется:

6.1. Конституцией РФ.

6.2. Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

6.3. Уставом.

6.4. Положением о персонале.

6.5. Настоящим Положением.

7. Работа отдела ведется по годовым и квартальным планам.

8. Начальник отдела один раз в квартал* представляет генеральному директору отчет о работе отдела.

* Может быть указана иная регулярность.

II. Структура

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности организации, по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с отделом организации и оплаты труда.

2. Отдел кадров имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) согласно нижеприведенной схеме*.

* В составе отдела кадров могут образовываться и иные структурные единицы, например, бюро (сектор) по оформлению пенсий, по контролю за состоянием трудовой дисциплины и др.

3. Распределение обязанностей между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела кадров.

4. Главные специалисты (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.

5. Работники отдела в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.

III. Задачи

1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.

2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3. Учет кадров.

4. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации.

5. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации.

IV. Функции

1. Разработка кадровой политики и стратегии организации.

2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

3. Обеспечение организации кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями ее деятельности.

4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой документации.

6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

7. Информирование работников организации об имеющихся вакансиях; использование средств массовой информации для найма работников.

8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора.

10. Учет личного состава.

11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

13. Ведение установленной документации по кадрам.

14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях организации.

18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

19. Организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

20. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

21. Выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.

22. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

23. Составление графика отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком и дополнительных отпусков.

24. Оформление и учет командировок.

25. Табельный учет.

26. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и за соблюдением работниками Правил внутреннего распорядка.

27. Анализ текучести кадров.

28. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

29. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

30. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:

1.1. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, установленного порядка предоставления льгот и преимуществ.

1.2. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

1.4. Давать руководителям структурных подразделений обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела

1.5. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с генеральным директором.

2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.

3. Начальник отдела кадров наделен следующими правами:

3.1. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.

3.3. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.

3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации в части персонала.

3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.

3.6. По согласованию с генеральным директором привлекать из сторонних организаций экспертов, специалистов в сфере управления персоналом для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами.

4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы.

5. Работники отдела кадров наделены правом:

5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников.

5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства.

5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований.

5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности.

5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует с подразделениями организации по следующей схеме:

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.

2. Начальник отдела кадров привлекается к ответственности за:

2.1. Ненадлежащую организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

2.2. Несвоевременную и некачественную подготовку документов.

2.3. Ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

2.4. Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию.

2.5. Несоблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

2.6. Непринятие мер по устранению масштабных нарушений трудовой дисциплины в организации.

2.7. Необеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и несоблюдение правил пожарной безопасности.

2.8. Несоответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

2.9. Нерациональное использование трудовых и материальных ресурсов.

3. Начальник отдела кадров за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством.

4. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

5. Ответственность работников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.

* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права и ответственность отдела кадров закрытого акционерного общества «Алкотрейд» (далее - акционерного общества).

1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества, Положением о персонале, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, иными нормативными правовыми и нормативно-методическими документами по вопросам кадровой работы.

1.3. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением акционерного общества и подчиняется генеральному директору.

1.4. Штатная численность и структура отдела определяются генеральным директором акционерного общества.

1.5. Настоящее Положение определяет порядок проведения работ по подбору, расстановке и воспитанию кадров, кадровому учету, управлению трудовой дисциплиной в акционерном обществе.

1.6. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет начальник отдела кадров, на должность которого приказом генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

1.7. На период отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на старшего инженера по кадрам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение обязанностей.

2. Основные цели и задачи отдела

2.1. Основной целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в акционерном обществе.

2.2. Основными задачами отдела являются:

Подбор, расстановка и воспитание кадров;

Оформление и учет кадров;

Обеспечение прав, льгот и гарантий работников акционерного общества;

Контроль за состоянием трудовой дисциплины в акционерном обществе.

3. Функции отдела

Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:

3.1. Разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации.

3.2. Составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

3.3. Обеспечивает акционерное общество кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности акционерного общества.

3.4. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров.

3.5. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности.

3.6. Информирует работников акционерного общества об имеющихся вакансиях.

3.7. Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

3.8. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора акционерного общества.

3.9. Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам.

3.10. Выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы.

3.11. Осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.

3.12. Готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

3.13. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

3.14. Организует проведение аттестации работников акционерного общества, ее методическое и информационное обеспечение.

3.15. Анализирует результаты аттестации.

3.16. Организует в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами проверки в подразделениях акционерного общества:

Соблюдения правильности использования труда в структурных подразделениях;

Состояния трудовой дисциплины;

Исполнения решений аттестационной комиссии.

3.17. Осуществляет учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения.

3.18. Готовит документы для оформления пенсий и представляет их в органы социального обеспечения.

3.19. Обеспечивает социальные гарантии работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

3.20. Составляет график отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком.

3.21. Оформляет командировки и ведет учет командировок.

3.22. Обеспечивает ведение табельного учета.

3.23. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением.

3.24. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

3.25. Принимает меры к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4. Права отдела

4.1. Отдел кадров имеет право:

Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;

Осуществлять контроль за деятельностью любого структурного подразделения акционерного общества по соблюдению трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию;

Участвовать в работе комиссий, на которых рассматриваются кадровые вопросы, а также проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

Вносить на рассмотрение руководства акционерного общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства.

4.2. Конкретные права начальника отдела и работников отдела устанавливаются должностными инструкциями.

5. Ответственность

5.1. Отдел кадров несет коллективную ответственность за:

Качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел, а также за полную реализацию прав, предоставленных отделу;

Соблюдение требований трудового законодательства;

Правильность, полноту и качество проведения мероприятий по реализации кадровой политики в акционерном обществе.

5.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

6. Взаимодействие

6.1. Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями акционерного общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.

6.2. Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав отдел кадров взаимодействует:

С главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;

С отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;

С отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;

С хозяйственным отделом по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров.

6.3. Взаимодействие со структурными подразделениями акционерного общества не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями.

7. Материально-техническое обеспечение

7.1. Материально-техническую основу деятельности отдела составляют закрепленные за ним помещения, мебель, оргтехника, вычислительная техника, программное обеспечение, документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

7.2. Работники отдела несут индивидуальную и коллективную ответственность за сохранность имущества и средств, закрепленных за отделом.

8. Организация работ

8.1. Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами.

8.2. Планы отдела составляются начальником отдела.

8.3. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников.

8.4. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.

8.5. Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления:

2) увольнение;

3) перемещение, отпуска, командировки;

4) изучение и оценка кадров;

5) состояние трудовой дисциплины;

6) оформление пенсий.

8.6. Штатная численность отдела - 12 человек.

9. Изменения

Изменения и дополнения к настоящему Положению согласовываются с начальником отдела кадров и вносятся в Положение на основании приказа генерального директора.

* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.

* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству).

Положение - это:

1) правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий;

2) свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.).

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные - для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр.

Положение о структурном подразделении - нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения.

Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты:

· наименование организации,

· наименование вида документа,

· регистрационный номер документа,

· место составления,

· заголовок к тексту,

· подпись,

· гриф утверждения,

Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:

1) «Общие положения» - приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.

Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.

В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.

2) «Цели и задачи подразделения» - формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.

3) «Функции» - содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие - совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.

При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.

4) «Права и обязанности» - содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.

5) «Ответственность» - устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.

6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» - содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов.

Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации).

Положение о коллегиальных и совещательных органах - организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8).

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет:

· статус коллегиального или совещательного органа;

· порядок планирования работы;

· порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

· внесение материалов на рассмотрение;

· порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

· ведение протокола заседания;

· оформление решений;

· порядок доведения решений до исполнителей;

· материально-техническое обеспечение заседаний.

В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале. Это документ, в котором:

· отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива;

· устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом;

· определяются способы организации труда;

· раскрывается кадровая концепция предприятия - системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия;

· формулируется взаимная ответственность администрации и персонала.

Положение о персонале - документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, - стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций.

В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты - отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений.

В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются:

· соблюдение ном законодательства;

· полномочность представителей сторон;

· равноправие сторон;

· добровольность принятия обязательств;

· недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;

· реальность обеспечения принимаемых обязательств.

При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность.

Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании.

Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно.

Один из возможных макетов структуры текста следующий:

1. Общие положения.

2. Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала.

3. Порядок оформления трудовых отношений.

4. Основные права и обязанности персонала.

5. Основные права и обязанности руководства компании.

6. Рабочее время и время отдыха.

7. Оплата труда.

8. Социальный пакет.

9. Повышение квалификации персонала.

10. Гарантии занятости персонала.

11. Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания).

12. Заключительные положения.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываетсяруководителем службы управления персоналом, согласовываетсяна общем собрании персонала. Утверждаетсядокумент на Совете директоров.

Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Положение о материальном и моральном поощрении - локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании.

Цель положения о материальном и моральном поощрении - заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы.

В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены:

1. Принципы поощрения.

2. Основные показатели применения мер поощрения.

3. Формы и меры (виды) поощрения.

4. Порядок представления работников к поощрению.

5. Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения.

6. Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.).

7. Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.).

8. Другие сведения.

Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам - инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др.

Подписывает положение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу.

Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации.

Положение об аттестации - документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов.